Senin, 24 September 2012

MANAJEMEN ORGANISASI


oleh: Ei
A.    Pengantar Manajemen Organisasi
1.      Pengertian Dasar tentang Manajemen
a.     Definisi Manajemen
SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber Daya Non Manusia) lainya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
GR Terry memberi pengertian bahwa manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi
Jadi manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
b.     Fungsi Manajemen
Ø  Perencanaan
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan untuk:
·         Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
·         Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten dengan berbagai tujuan terpilih.
·         Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Fungsi perencanaan (planning) antara lain:
·         pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi
·         penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapi tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.
Ø  Pengorganisasian
Pengorganisasian (Organizing) antara lain:
·         penentuan sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
·         perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan
·         penugasan tanggung jawab tertentu
·         pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
Ø  Penyusunan personalia
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal untuk posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dengan karakteristik personalia tertentu.
Ø  Pengarahan
Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motifating, actuating atau lainnya.
Ø  Pengawasan
Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
2.      Pengertian Dasar tentang Organisasi
a.   Definisi Organisasi
Organisasi merupakan suatu pola kerja sama antara orang-orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu, (Wexlwy and Yulk).
Organisasi adalah suatu kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikan, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai tujuan bersama atau sekelompok tujuan, (Stephen P.Robbins)
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan kumpulan manusia yang diintegrasikan dalam suatu wadah kerjasama untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan yang ditentukan.
b.   Ciri-ciri Organisasi
Ø  Lembaga sosial yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.
Ø  Dikembangkan untuk mencapai tujuan
Ø  Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun
Ø  Instrumen sosial yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.
c.   Karakteristik Organisasi
Ø  Paradigma mekanik (mechanism paradigm)
Adalah paradigma yang menganggap organisasi sebagai suatu mesin yang bekerja dengan suatu keteraturan dan keajegan tertentu yang menekankan adanya suatu tingkat produktivitas tertentu, yang ingin mencapai taraf efisiensi tertentu, dan dikendalikan oleh suatu legitimasi otoritas pimpinan.
Ø  Paradigma Organik (organism paradigm)
Adalah paradigm yang memandang organisasi sebagai suatu sistem yang menekankan pada unsur manusia sebagai pelaku utama.
d.   Unsur-unsur Organisasi
Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :
Ø Man
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketata lembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel yang merupakan unsur kekuatan manusiawi (man power) dari sebuahorganisasi.
Ø Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama.
Ø Tujuan Bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.
Ø Peralatan (Equipment)
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).
Ø Lingkungan (Environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi.
Ø Kekayaan Alam
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.
3.      Manajemen dan Implementasnya dalam Organisasi
Manajemen pada prinsipnya bagaimana mengatur kegiatan agar berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan secara optimal sesuai dengan yang diinginkan. Tujuan yang diharapkan tersebut akan berhasil dengan baik bilamana kemampuan manusia yang terbatas baik pengetahuan, tehnologi, skill maupun waktu yang dimiliki itu, dapat dikembangkan dengan membagi tugas pekerjaannya, wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang lain sehingga secara sinergis dan mutual simbiosis membentuk kerjasama dan kemitraan yang saling menguntungkan dan pencapaian tujuan lebih baik, tanpa ada kerjasama yang baik maka tidak ada "manajemen". Bila toh ada, adalah manajemen tradisional atau otoriter.
Manajemen dikatakan penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, dikarenakan oleh:
a.     Pekerjaan itu berat dan sulit untuk di kerjakan sendiri, sehingga diperlukan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.
b.     Suatu organisasi akan berhasil guna dan berdaya guna
c.     Manajemen yang baik dapat meningkatkan kinerja dari semua potensi yang dimiliki
d.     Manajemen yang baik akan menghindari dan mengurangi pemborosan
e.     Manajemen yang baik harus jelas sasaran yang hendak dituju
f.        Manajemen merupakan suatu pedoman pemikiran dan tindakan kegiatan organisasi
g.     Manajemen yang baik selalu mengedepankan kerjasama, keharmonisan, komunikasi yang kontruktif, seimbang, searah saling menghormati, dan menghargai mencintai sebagai tujuan dapat dioptimalkan.
h.      Manajemen diperlukan untuk kemajuan, dan pertumbuhan Juga perkembangan agar lebih baik lagi.
B.      Manajemen Konflik
1.      Definisi Konflik
Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.
Konflik sebagai suatu perselisihan atau perjuangan yang timbul bila keseimbangan antara perasaan, pikiran, hasrat, dan perilaku seseorang terancam (Deutsch, 1969).
Konflik organisasi adalah perbedaan pendapat atau pertentangan antara dua atau lebih individu-individu atau kelompok-kelompok atau unit-unit kerja dalam organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya yang terbatas dalam aktivitas kerja dan kenyataan bahwa mereka memiliki tujuan, nilai, persepsi, dan interes yang berbeda.
2.      Jenis-jenis Konflik
Menurut James A.F. Stoner dan Charles Wankel dikenal ada lima jenis konflik yaitu:
a.      Konflik Intrapersonal
Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus. Sebagaimana diketahui bahwa dalam diri seseorang itu biasanya terdapat hal-hal sebagai berikut:
1)      Sejumlah kebutuhan-kebutuhan dan peranan-peranan yang bersaing
2)      Beraneka macam cara yang berbeda yang mendorong peranan-peranan dan kebutuhan-kebutuhan itu terlahirkan.
3)      Banyaknya bentuk halangan-halangan yang bisa terjadi di antara dorongan dan tujuan.
4)      Terdapatnya baik aspek yang positif maupun negatif yang menghalangi tujuan-tujuan yang diinginkan.
Ada tiga macam bentuk konflik intrapersonal yaitu :
a)     Konflik pendekatan-pendekatan, contohnya orang yang dihadapkan pada dua pilihan yang sama-sama menarik.
b)     Konflik pendekatan-penghindaran, contohnya orang yang dihadapkan pada dua pilihan yang sama menyulitkan.
c)     Konflik penghindaran-penghindaran, contohnya orang yang dihadapkan pada satu hal yang mempunyai nilai positif dan negatif sekaligus.
b.      Konflik Interpersonal
Konflik Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain. Konflik interpersonal ini merupakan suatu dinamika yang amat penting dalam perilaku organisasi. Karena konflik semacam ini akan melibatkan beberapa peranan dari beberapa anggota organisasi yang dapat mempengaruhi proses pencapaian tujuan organisasi tersebut.
c.       Konflik antar individu-individu dan kelompok-kelompok
Hal ini seringkali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai target, kesepakatan atau aturan yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka. Sebagai contoh dapat dikatakan bahwa seseorang individu dapat dihukum oleh kelompok kerjanya karena ia tidak dapat mencapai norma-norma produktivitas kelompok dimana ia berada.
d.      Konflik antara kelompok dalam organisasi yang sama
Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasi-organisasi. Konflik antar lini dan staf, pekerja dan manajemen merupakan dua contoh konflik antar kelompok.
e.      Konflik antara organisasi
Contoh seperti di bidang ekonomi dimana Amerika Serikat dan negara-negara lain dianggap sebagai bentuk konflik, dan konflik ini biasanya disebut dengan persaingan.Konflik ini berdasarkan pengalaman ternyata telah menyebabkan timbulnya pengembangan produk-produk baru, teknologi baru dan servis baru, harga lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya secara lebih efisien.
3.      Faktor-faktor yang mempengaruhi konflik
a.     Faktor internal
1)      Kemantapan organisasi ; Organisasi yang telah mantap lebih mampu menyesuaikan diri sehingga tidak mudah terlibat konflik dan mampu menyelesaikannya. Analoginya dalah seseorang yang matang mempunyai pandangan hidup luas, mengenal dan menghargai perbedaan nilai dan lain-lain.
2)      Sistem nilai ; Sistem nilai suatu organisasi ialah sekumpulan batasan yang meliputi landasan maksud dan  cara berinteraksi suatu organisasi, apakah sesuatu itu baik, buruk, salah atau benar.
3)      Tujuan ; Tujuan suatu organisasi dapat menjadi dasar tingkah laku organisasi itu serta para anggotanya.
4)      Sistem lain dalam organisasi ; Seperti sistem komunikasi, sistem kepemimpinan, sistem pengambilan keputusan, sisitem imbalan dan lain-lain.
b.     Faktor eksternal
1)     Keterbatasan sumber daya ; Kelangkaan suatu hal yang dapat menumbuhkan persaingan dan seterusnya dapat berakhir menjadi konflik.
2)     Kekaburan aturan/norma di masyarakat ; Hal ini memperbesar peluang perbedaan persepsi dan pola bertindak.
3)     Derajat ketergantungan dengan pihak lain ; Semakin tergantung satu pihak dengan pihak lain semakin mudah konflik terjadi.
4)     Pola interaksi dengan pihak lain ; Pola yang bebas memudahkan pemamparan dengan nilai-nilai lain sedangkan pola tertutup menimbulkan sikap kabur dan kesulitan penyesuaian diri.
4.      Penanganan Konflik
Untuk menangani konflik dengan efektif, kita harus mengetahui kemampuan diri sendiri dan juga pihak-pihak yang mempunyai konflik. Ada beberapa cara untuk menangani konflik antara lain :
a.     Introspeksi diri ; Bagaiman kita biasanya menghadapi konflik ? Gaya apa yang biasanya digunakan? Apa saja yang menjadi dasar dan persepsi kita. Hal ini penting untuk dilakukan sehingga kita dapat mengukur kekuatan kita.
b.     Mengevaluasi pihak-pihak yang terlibat ; Sangat penting bagi kita untuk mengetahui pihak-pihak yang terlibat. Kita dapat mengidentifikasi kepentingan apa saja yang mereka miliki, bagaimana nilai dan sikap mereka atas konflik tersebut dan apa perasaan mereka atas terjadinya konflik. Kesempatan kita untuk sukses dalam menangani konflik semakin besar jika kita melihat konflik yang terjadi dari semua sudut pandang.
c.     Identifikasi sumber konflik ; Seperti dituliskan di atas, konflik tidak muncul begitu saja. Sumber konflik sebaiknya dapat teridentifikasi sehingga sasaran penanganannya lebih terarah kepada sebab konflik.
d.     Mengetahui pilihan penyelesaian konflik yang ada dan memilih yang tepat.
Lima tindakan dalam penanganan konflik berdasarkan Spiegel (1994) antara lain:
a.     Berkompetisi ; Tindakan ini dilakukan jika kita mencoba memaksakan kepentingan sendiri di atas kepentingan pihak lain. Pilihan tindakan ini bisa sukses dilakukan jika situasi saat itu membutuhkan keputusan yang cepat, kepentingan salah satu pihak lebih utama dan pilihan kita sangat vital. Hanya perlu diperhatikan situasi menang -kalah (win-win solution) akan terjadi disini. Pihak yang kalah akan merasa dirugikan dan dapat menjadi konflik yang berkepanjangan. Tindakan ini bisa dilakukan dalam hubungan atasan-bawahan, dimana atasan menempatkan kepentingannya (kepentingan organisasi) di atas kepentingan bawahan.
b.     Menghindari konflik ; Tindakan ini dilakukan jika salah satu pihak menghindari dari situsasi tersebut secara fisik ataupun psikologis. Sifat tindakan ini hanyalah menunda konflik yang terjadi. Situasi menag kalah terjadi lagi disini. Menghindari konflik bisa dilakukan jika masing-masing pihak mencoba untuk mendinginkan suasana, mebekukan konflik untuk sementara. Dampak kurang baik bisa terjadi jika pada saat yang kurang tepat konflik meletus kembali, ditambah lagi jika salah satu pihak menjadi stres karena merasa masih memiliki hutang menyelesaikan persoalan tersebut.
c.     Akomodasi ; Yaitu jika kita mengalah dan mengorbankan beberapa kepentingan sendiri agar pihak lain mendapat keuntungan dari situasi konflik itu. Hal ini dilakukan jika kita merasa bahwa kepentingan pihak lain lebih utama atau kita ingin tetap menjaga hubungan baik dengan pihak tersebut. Pertimbangan antara kepentingan pribadi dan hubungan baik menjadi hal yang utama di sini.
d.     Kompromi ; Tindakan ini dapat dilakukan jika ke dua belah pihak merasa bahwa kedua hal tersebut sama-sama penting dan hubungan baik menjadi yang utama. Masing-masing pihak akan mengorbankan sebagian kepentingannya untuk mendapatkan situasi menang-menang (win-win solution)
e.     Berkolaborasi ; Menciptakan situasi menang-menag dengan saling bekerja sama. Pilihan tindakan ada pada diri kita sendiri dengan konsekuensi dari masing-masing tindakan. Jika terjadi konflik pada lingkungan kerja, kepentingan dan hubungan antar pribadi menjadai hal yang harus kita pertimbangkan.
5.      Aspek positif dalam konflik
Konflik bisa jadi merupakan sumber energi dan kreativitas yang positif apabila dikelola dengan baik. Misalnya, konflik dapat menggerakan suatu perubahan :
a.     Membantu setiap orang untuk saling memahami tentang perbedaan pekerjaan dan tanggung jawab mereka.
b.     Memberikan saluran baru untuk komunikasi.
c.      Menumbuhkan semangat baru pada staf.
d.      Memberikan kesempatan untuk menyalurkan emosi.
e.      Menghasilkan distribusi sumber tenaga yang lebih merata dalam organisasi.
Apabila konflik mengarah pada kondisi destruktif, maka hal ini dapat berdampak pada penurunan efektivitas kerja dalam organisasi baik secara perorangan maupun kelompok, berupa penolakan, resistensi terhadap perubahan, apatis, acuh tak acuh, bahkan mungkin muncul luapan emosi destruktif, berupa demonstrasi.
C.    Kepemimpinan dalam Organisasi
1.      Pengertian dasar kepemimpinan
a.     Kepemimpinan adalah suatu seni dalam proses mempengaruhi sekelompok orang sehingga mereka mau bekerja dengan sungguh-sungguh untuk meraih tujuan kelompok (Koontz dan Donnel, 1982)
b.     Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar bekerja dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama (Terry, 1954)
Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan adalah berkenaan dengan pengaruh terhadap orang-orang untuk mencapai tujuan bersama.
2.      Gaya kepemimpinan
Berdasarkan cara memotivasi bawahan, kepemimpinan dibagi menjadi
a.     Gaya kepemimpinan yang positif
Yaitu kepemimpinan yang dalam pemberian motivasinya ditekankan pada pemberian imbalan atau reward (baik ekonomis maupun non ekonomis).
b.     Gaya kepemimpinan yang negative
Yaitu kepemimpinan yang memotivasi karyawannya dengan menggunakan hukuman atau punishment.
Berdasarkan menggunakan kekuasaannya gaya kepemimpinan dibagi menjadi tiga yaitu:
a.     Pemimpin otokratik
Pemimpin yang memusatkan kuasa dan pengambilan keputusan bagi dirinya sendiri, dan menata situasi kerja yang rumit bagi pegawai sehingga mau melakukan apa saja yang diperintahkan.
b.     Pemimpin partisipasif
Adalah pemimpin yang lebih bayak mendesentralisasikan wewenang yang dimilikinya sehingga keputusan yang diambil tidak bersifat sepihak.
c.     Pemimpin bebas kendali
Adalah pemimpin yang menghindari kuasa dan tanggung jawab, kemudian menggantungkan kepada kelompok baik dalam menetapkan tujuan dan menanggulangi masalahnya sendiri.
Model kepemimpinan Situasional menurut Hersey dan Blanchard:
a.     Directing adalah gaya yang tepat apabila kita dihadapkan dengan tugas rumit dan staf kita belum memiliki pengalaman dan motivasi untuk mengerjakan tugas tersebut, atau apabila kita berada di bawah tekanan waktu penyelesaian. Kita menjelaskan apa yang perlu dan apa yang harus dikerjakan.
b.     Coaching adalah gaya yang tepat apabila staf kita telah lebih termotivasi dan berpengalaman dalam menghadapi suatu tugas. Disini kita perlu memberikan kesempatan kepada staf untuk mengerti tugasnya, dengan membangun hubungan dan komunikasi yang baik dengan mereka.
c.     Supporting adalah gaya yang dapat digunakan apabila karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang lebih baik dekat dengan kita. Dalam hal ini, kita lebih melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan kerja, serta mendengarkan saran-saran mereka mengenai peningkatan kinerja.
d.     Delegating adalah gaya yang akan berjalan baik apabila staf kita sepenuhnya telah paham dan efisien dalam pekerjaan, sehingga kita dapat melepas mereka menjalankan tugas atas kemampuan dan inisiatifnya sendiri.
3.      Peran Pemimpin
Morgan (1996:156) mengemukakan tiga macam peran pemimpin yang disebut dengan “3A”, yakni:
a.     Alighting: menyalakan semangat pekerja dengan tujuan individunya
b.     Aligning: menggabungkan tujuan individu dengan tujuan orgqnisasi sehingga setiap orang menuju kea rah yang sama
c.     Allowing: memberikan keleluasaan kepada pekerja untuk menantang dan mengubah cara mereka bekerja.
D.     Administrasi Kesekretariatan Organisasi
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan diperlukan suatu proses yang tertib.
Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggaraannya diwujudkan dalam fungsi-fungsi administrasi, yang terdiri dari perencanan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).
Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi secara efektif, diperlukan adanya suatu  tempat  tertentu  atau  pusat  aktivitas  segala  sesuatu  yang  berhubungan  dengan organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi organisasi dinamakan Sekretariat Organisasi  atau dengan kata lain ”Kantor Organisasi”.
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:
a.     Merencanakan (Planning)
b.     Menyusun (Arranging)
c.     Menghimpun (Collecting)
d.     Mencatat (Recording)
e.     Mengolah (Processing)
f.        Mengendalikan (Controlling)
g.     Mengirim (Transfering)
h.      Menyimpan (Filing)
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
a.     Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
b.     Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
c.     Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
d.     Sebagai alat komunikasi organisasi.
e.     Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
f.        Sentral teknologi transfer informasi.
g.     Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Elemen kesekretariatan:
a.     Sumber daya manusia/ pengurus
Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya, termasuk kesekretariatan ini. Sebuah organisasi, sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi.
b.     Sekretariatan
Sebuah organisasipun harus memiliki tempat tersendiri sebagai basecamp, yang berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar pengurus
c.     Perlengkapan dan kelengkapan kesekretariatan
Untuk menunjang berjalannya sebuah organisasi, sebuah kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar, seperti : Lemari, komputer, peralatan kantor /alat tulis,  sarana komunikasi antar pengurus (papan pengumuman), alat-alat kebersihan dan lain-lain.
d.     Identitas organisasi
Identitas organisasi menjadi elemen penyokong  eksistensi organisasi. Identitas organisasi merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang organisasi, papan nama, bendera, stempel dan lain-lain.

Related Post

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Unduh Ilmu